З впровадженням у закордонних дипломатичних установах України електронного нотаріату громадяни України, іноземці та особи без громадянства отримали можливість зручно та безпечно ініціювати нотаріальні дії через інформаційно-комунікаційну систему "електронний консул" е-Консул.

На першому етапі користувач самостійно обирає необхідну нотаріальну дію, завантажує відповідний шаблон (наприклад, довіреність чи заяву), додає відскановані копії потрібних документів та подає електронну заяву. Система автоматично підказує, які саме документи потрібні для обраної дії.

Консул розглядає подані матеріали і, якщо все коректно, надає підтвердження щодо можливості оформлення документа. У разі наявності неточностей чи нестачі документів, система надсилає заявнику детальні рекомендації для усунення недоліків.

Після погодження, система формує проект нотаріального документа, а заявник отримує повідомлення про його готовність до посвідчення. Заявнику надсилається квитанція для сплати консульського збору.

Уся попередня комунікація відбувається дистанційно, без фізичної присутності заявника. Дані, подані особою, і сформований документ зберігаються в системі.

Після цього заявнику залишається записатися до електронної черги е-Чергу, прибути до дипустанови у призначений час, надати необхідні документи та підтвердження про оплату консульської дії, підписати документ особисто.

У разі, якщо заявникові зручніше не користуватися шаблонами та не оформлювати проєкт нотаріального документа самостійно через систему е-Консул, а підготувати його разом з юристом або нотаріусом з урахуванням усіх юридичних нюансів (зокрема — для гарантованого здійснення певної нотаріальної дії у конкретного нотаріуса в Україні), він/вона, як і раніше, може скористатися традиційною процедурою. Для цього достатньо попередньо записатися у електронну чергу та надати підготовлений проєкт документа у форматі MS Word під час особистого візиту до дипломатичної установи. Такий формат залишається доступним нарівні з новим електронним сервісом.

Запис на прийом та фізична присутність у дипломатичній установі залишаються обов’язковими для обох варіантів - як у користуванні електронним сервісом, так й у разі подання власного проєкту документа.

Детальну інформацію можна знайти на вебсайті Посольства у розділі Консульські питання → Нотаріальні дії.